組織学習経営コンサルタント
池本克之 公式サイト

「伝わらないストレス」をなくす方法

池本克之です。

私たちはこれまでの人生、
それぞれ違う環境で生きてきた。

同じ日本の、同じ都市であっても、
それぞれの居た地域、育った家庭、
通った学校、周りの友達、などによって、
形成される感覚もかなり違ってくる。

また、「甘味」「苦味」「辛味」など、
味覚の度合いが人によってかなり違うことは、
皆さんもよく経験するだろう。

何気ない会話から、
お互いの感覚の違いを知ることは、
興味深く、面白いことかもしれない。

だがそれが、ビジネスの場面となると、
面白い、などと言ってはいられない。

「このデータ、なるべく早く、見やすい形にまとめておいて」
と、上司が部下に依頼したとする。

このとき上司は、自分の頭の中で、
「今日中は無理でも明日には、〇枚くらいのシートで、
こんなイメージでまとめてくれるだろう」
などと、自分なりに予想をしているだろう。

一方、頼まれた部下の方はと言えば、
他の仕事もこなしつつ、時間を割いて、
自分のやりやすい方法で、何日か後に、
それなりのものを作成するつもりでいるかもしれない。

やがて、上司が「そろそろかな？」と、
部下にその進捗を尋ねたとき、
まだ全くできていなかったとしよう。
それぞれ、どう思うだろうか？

上司は
「頼んでから十分な時間が経っているのに、
まだできていないなんて、遅い！」
と腹立たしさや怒りを感じるだろう。

部下は部下で
「まだそんなに時間も経ってないし、
他の仕事もあるんだから、できてなくて当然だろう」
と不本意に思うに違いない。

或いは、作業は終わっていたが、
できあがったものが、上司のイメージと違うものかもしれない。
この場合も、上司は落胆することになるだろう。

「なるべく早く」「見やすい形で」
という曖昧な表現だったために、
それぞれの感覚で捉えた結果、ズレが生じたのだ。

このような感覚や認識のズレは、
仕事上の大きなエラーに繋がる危険性がある。

そして、何より、お互いの感情面にマイナスとなり、
関係性が悪くなってしまうだろう。
人間関係のストレスがあると、
組織全体の雰囲気も曇ってしまう。

このような感覚のズレを解消し、
お互いがストレスなく仕事を進めるために、
よい方策があるので、紹介しよう。

それは至ってシンプルで、
「チェックリストを作る」
ということだ。

チェックリストに書かれた内容を、
皆が確認し、共有し、実践する。

ただし、
そのチェックリストの内容が曖昧であっては無意味だ。
効果的なチェックリストを作成する必要がある。

チェックリストの項目のポイントは3つ。
「期限」「内容」「達成すべきレベル」
この3つに曖昧さがあってはならない。

つまり、この3要素が具体的で明確であれば、
認識のズレが起こりにくく、
間違いが起こる可能性が、極めて低くなるのだ。

３要素が的確に示されたチェックリストを用いれば、
依頼された仕事の期限も内容もクオリティも、
視覚化された文字情報として認識できる。

誰が見ても内容が明確であるから、
進捗管理もしやすく、ストレスがかからない。

リストを作るより、口頭で指示したほうが楽だ、
こう思う人もいるかもしれない。

だが、
「部下が思ったような仕事をしてくれない…」
「言いたいことが上手く伝わらない…」
と悩んでいる人の原因は、そこにあるのかもしれない。

チェックリストを作るという、たった「ひと手間」が、
ストレスのない仕事環境への第一歩だとしたら、
やらない手はないだろう。

上司である人のためにも、
部下である人のためにも、
チェックリストの作成と活用は、有効だ。
是非、あなたの職場で試していただきたい。