組織学習経営コンサルタント
池本克之 公式サイト

属人化が招く損失

池本克之です。

日々の業務の中で、
「この仕事はこの人にしかできない」
という仕事はありませんか？

多くの企業で
このようなことが
起きているように感じます。

「この人にしかできない」

という仕事があれば、
その人が急にいなくなってしまったり
会社を休んでしまった時に
とても苦労することになります。

なぜなら、
ある特定の人にしかできない仕事と
いうのは
人に仕事が貼り付いている状態であり、
他の人には分からないからです。

そうなると、仕事が止まったり、
社内が混乱する原因になります。

また、誰も分からなければ
分かる人に連絡を取る場合もあるが、
その間は自分の仕事が止まってしまう
ことにもなります。

それに、連絡を取ったとしても
なかなか繋がらなかったり、
返事が遅いとなると
社内にいる他の人に訊いて回るでしょう。

特に
今だと、リモートワークなどで、
余計その場で聞きづらい状況になっています。

そうなると、
質問をされた人たちの時間まで
取られることになります。

これでは、
とても効率が悪いですよね。

普段仕事をしている中では、
あまりそんなに気には留めないかもしれません。

しかし、もしもこのようなことが
社内のあちこちで起きているとすれば…

そのために、
残業が発生しているとしたら…

それは莫大な損失を
生んでいるかもしれません。

なぜなら、仕事の手が止まることで
仕事のスピードが落ち、
生産性まで下がるからです。

それは当然、
売上にも影響してくるし、
会社の成長にまで影響してきます。

誰かに仕事が貼り付いている状態というのは、
その人がいなくなれば仕事が回らなくなり、
会社の成長も止まってしまうことに繋がるのです。

では、このようなことをなくすには
どうしたらいいのか？

それは、特定の人に
仕事が貼り付かないような環境を
作るのが重要です。

誰がやってもできるような状態を
作るのが望ましいです。

そのためには、
マニュアルと、
チェックリストが有効です。

「なんだ、チェックリストか」
「うちでも使ってますよ」
と思う人もいるでしょう。

しかし、
それはうまく機能しているでしょうか？

機能していればいいが、
機能していないとなると
改めて見直す必要があります。

いいチェックリストは、
仕事の流れがすべて書いてあり、
誰が見てもできるようになるものです。

重要な人が休んだり、
いなくなったとしても、
チェックリストを見れば
他の人でもその通りにできるようになります。

また、
書いてある通りに進めればいい
ので不安もありません。

ある特定の人にしかできない仕事というのは、
仕事の効率を低下させ、
組織がうまく機能しない原因になります。

そして、それは会社の成長にまで
影響してくるのです。

今はまだそのようなことが
なかったとしても、
ある特定の人に仕事が貼り付いていれば
その人がいなくなった時に
初めてその大変さに気付くでしょう。

その時になって
慌てたり組織が混乱しないためにも、

今からでも
業務を徹底的に見える化し、
誰もができる状態にしてみては
どうでしょうか。