組織学習経営コンサルタント
池本克之 公式サイト

非効率な会議になる原因

池本克之です。

日本は、
ダラダラと長い会議をする
会社が多すぎる。

会議とは、
何らかの意思決定をする場です。

それなのに、
いつまでも終りの見えないような
長い会議をするのは効率が悪いし、
時間のムダだと考えています。

その時間、
生産性だって低くなります。

また、会議には、
参加者の人件費や光熱費、
設備や備品などの
コストもかかっているのです。

長い会議をして
結論が出ればまだいいですが、
どれだけ長くやっても
何も決まらずに終わる会議もあります。

また、
参加している人の中には、
モチベーションが低かったり、
ほとんど誰も発言しない、
なんてこともあるでしょう。

一体どうして
このようになってしまうのか？

どうして、
ダラダラと長い会議に
なってしまうのか？

その原因は色々あるでしょうが、
その1つに、

会議が終わる時間を決めていない、
というのがあります。

時間を決めていないと
ダラダラと長い会議になり、
次第に参加者のモチベーションまで
下がっていくのです。

一般的に、
人間の集中力が持続する時間は
平均50分だと言われています。

つまり、会議も
50分ないしは1時間を超えたあたりで
全員の集中力が切れ、
見えないロスが出ているのです。

このような状態では、
生産性が高い会議にすることなんて
できません。

その結果、
会議をしたのに何も決まらなかった…
というようなことが起きてしまうのです。

では、どうしたら
このようなことを防げるのかというと、

できるだけ貴重な時間を失わないための
工夫が必要になってきます。

そのために私が普段やっているのが、
「時報を鳴らす」ということです。

会議のときにタイマーをセットし、
30分おきに時報が鳴るようにする。

今は、時間管理用の
スマホのアプリがあるので、
それを使うのが1番簡単でしょう。

途中で時間のカウントがされれば、
「お、もう30分経ったのか」となり、
ダレかけていた会議も
テンポを取り戻せるようになります。

また、時間を参加者に意識させることで
時間内に会議を終わらせようと
集中して議論に参加できるようになります。

さらに、会議の時間を延長しないと
決めておけば、
予定時間内に話を終わらせるために
全員が効率よく話を進めるように
なるでしょう。

会議には、人件費や光熱費、
設備や備品など
実は色々なコストがかかってきます。

多くの時間をかけても、
「何も決まらなかった…」
「今日は何を話したかったんだろう…」
ということにならないために、

もし、会議がダラダラなっていると
感じているのなら、

一度、時報を活用してみることを
オススメします。

会議は、意思決定を行う場。

ぜひ、これを意識して
会議を進めていってください。